A maioria das documentações comerciais em papel é gerada a partir de aplicações e sistemas computacionais já existentes. Estes documentos são impressos e copiados para posterior envio de suas informações ao destinatário, através de fax, correio, malotes, etc.

As empresas parceiras, por sua vez, introduzem estas informações de forma manual em seus sistemas, para posterior tratamento. Tal processo é extremamente lento, caro e de baixa produtividade, daí a necessidade de uma maneira mais rápida e barata para o intercâmbio de dados.

A solução adotada pela maioria das organizações é o comércio eletrônico por meio do Intercâmbio Eletrônico de Dados – EDI, que geralmente é associado a sintaxes como GS1 EANCOM® ou GS1 XML, que fornecem uma estrutura padronizada e segura de mensagens eletrônicas, tornando a comunicação mais rápida, eficiente e precisa de dados entre parceiros comerciais, independentemente do tipo de hardware ou software.