Sistemas e aplicações transacionais necessitam de uma linguagem comum, para que alcancem a compreensão mútua.

Para implementação da comunicação para comércio eletrônico, o primeiro passo é utilizar uma linguagem comum nas mensagens EDI, como GS1 EANCOM® ou GS1 XML, que seguem normas internacionais.

Consideramos o EDI como uma metodologia empresarial que pode ser utilizada de várias maneiras, dependendo dos objetivos ou requisitos definidos, com impactos distintos na organização.

Como tal, é essencial desenvolver um plano estratégico para a EDI, bem como um projeto de implementação das Mensagens GS1 EANCOM® ou GS1 XML de um modo eficiente e organizado, recomendando-se ao menos as seguintes etapas:

1. Estudo de viabilidade da implementação

Este estudo deve permitir responder, pelo menos, às seguintes questões:

• Quais são os fornecedores, clientes e concorrentes que já utilizam ou podem vir a utilizar uma ou mais Mensagens GS1 EANCOM® ou GS1 XML?
• Quais são os impactos prováveis junto aos fornecedores e clientes de se utilizar, ou não, as Mensagens padronizadas?
• Quais os benefícios e riscos para a organização da realização, ou não, do projeto?
• Quais os custos envolvidos?

2. Elaboração do Plano Estratégico: Para a elaboração do plano estratégico para a EDI é necessário:

• Determinar as necessidades de negócio e de informação;
• Definir os objetivos do projeto;
• Definir a estratégia do projeto;
• Desenvolver o plano de implementação do projeto.

3. Obtenção de Patrocínio e Apoio: O envolvimento da Diretoria ou Gestores da Organização é crítico para o êxito deste tipo de projetos para:

• Implementar reengenharia de processos na organização;
• Libertar os Recursos Humanos e Financeiros para a execução do projeto, considerando uma equipe de projeto multidisciplinar e quando necessários recursos externos especializados;
• Motivar e sensibilizar os diversos gestores funcionais e os diferentes departamentos para o trabalho efetuado pela equipa de projeto.

4 . Análise de Software e Hardware: Devemos analisar os sistemas de informação existentes e, se for o caso, adquirir a infra-estrutura tecnológica, de forma a cumprir com todos os requisitos necessários e suficientes ao processamento das Mensagens GS1 EANCOM® ou GS1 XML.

5. Seleção do(s) Parceiro(s)-Piloto: Deve-se selecionar os parceiros comerciais com os quais temos relações privilegiadas e cuja quantidade de documentos comerciais transacionadas justifique a implementação do projeto, ou então aquele com o qual se tenha relações comerciais privilegiadas e, de preferência, que já tenha iniciado o seu próprio projeto EDI para aprender com a sua experiência e não incorrer nos erros mais comuns.

O início deste projeto deverá ser efetuado apenas com um, e só um parceiro comercial, superadas todas as fases poderemos iniciar o Rollout com todos os interessados.

6. Cronograma do Projeto: É fundamental a definição dos objetivos e o cronograma em que se propõe atingir tais objetivos do projeto.

7. GLN (Número Global de Localização): É imprescindível a utilização do GLN para identificar e vincular os locais e posições utilizadas nas mensagens com o processo do fluxo físico

8. Fase Piloto: Execução de testes para validação do fluxo das mensagens e do conteúdo das informações trocadas.

9. Expansão do Projeto: Finalizado a fase de testes, bem como eventuais adaptações e/ou correções nos procedimentos desenvolvidos, deve-se expandir o projeto com demais parceiros de negócio, principalmente com aqueles que representem um maior volume de documentos.

Caso de sucesso de implementação

• Grupo de Trabalho Calçados: Assessoria no projeto de integração de todos os fornecedores, fabricantes e varejistas de calçados baseado no Sistema GS1. Desenvolvimento de guia para troca de mensagens eletrônicas e suporte na implementação do EDI – www.gol.org.br .