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Carrefour e seu processo de inspeção de qualidade

Na área de recebimento de produtos refrigerados no Centro de Distribuição do Carrefour, 100% das cargas recebidas são inspecionadas pela equipe de qualidade. Essa inspeção de qualidade é dividida em dois processos: a avaliação técnica e a coleta de dados.

A avaliação técnica é realizada por nutricionistas e engenheiros de alimentos com o intuito de verificar todos os pontos que determinam a qualidade do produto, como aspectos físicos, danos, temperatura (ao longo do período de transporte pelos termógrafos e após descarregamento), datas de produção e validade, normas de etiquetagem e, dependendo do produto, também a degustação.

Já a coleta de dados é o registro das informações obtidas durante a avaliação técnica, por meio do preenchimento de questionários estruturados, pré-definidos, que constituirão os relatórios (laudos) de cada produto recebido.

Através do processo implementado, os relatórios são encaminhados, de forma automática, para a gerência de qualidade, área comercial, logística e os fornecedores.

Antes da implementação do novo modelo, a Inspeção de Qualidade era realizada por meio do preenchimento manual. Este processo de inspeção tinha como complicações em relação a equipamentos e principalmente pelo tempo gasto na elaboração dos laudos com potencial erro de transferência dos registros do papel para as planilhas de excel.

A quantidade de tempo gasto na operação de preparo e finalização dos laudos de cargas reprovadas e devolvidas podia demorar dias até chegar ao conhecimento das áreas internas da companhia e do fornecedor.

O modelo desenvolvido e proposto para a coleta de dados automatizada foi estruturado com o objetivo de avançar de forma sustentável na operação do Carrefour. O focou foi direcionado para três questões principais:

  • Econômico: através da eficiência da operação reduzindo tempo e agilizando os acordos para problemas identificados. Também como consequência houve a redução do uso dos materiais físicos;
  • Social: a automação permitiu investir tempo na avaliação dos resultados, valorizando aspectos técnicos e intelectuais do colaborador, pela eficiência operacional;
  • Organizacional: a coleta do dado estruturado e automatizado, reduziu erros na coleta das informações, disponibilizou acesso on-line em tempo real ao um banco de dados estratégico para a geração de conhecimento;

 A ferramenta utilizada no novo processo de Inspeção de Qualidade foi a solução CLICQ - Check List de Inspeção e Controle de Qualidade da PariPassu.

Trata-se de um aplicativo para coleta de dados de qualidade, estruturado, totalmente customizável, em versão web e com uma interface que facilita a aplicação na versão mobile, instaladas em smartphones e disponibilizados a equipe responsável pelo recebimento nas plataformas das centrais de distribuição Carrefour.

No CLICQ é possível programar a escolha de tipos de respostas em números, textos, datas, escolhas simples ou múltiplas, plano amostral, fichas técnicas, limites pré-definidos e, como principal ganho na operação, a identificação do fornecedor, produto e lote através da leitura do padrão GS1-128.

As informações são coletadas através de smartphones, que podem operar em modo off-line, onde a equipe da qualidade no recebimento, preenche sequencialmente os itens da ficha técnica, sendo que o aplicativo indicada através de alertas os itens não preenchidos ou que tenham ultrapassado limites pré-estabelecidos nas fichas técnicas específicas. Nesta mesma operação de registro, o técnico insere fotos, comentários e consulta as referências técnicas cadastradas, caso tenha dúvidas sobre a questão.

Ao término da avaliação o técnico inspetor finaliza sua aplicação e o sistema gera, automaticamente, o relatório com todas as informações registradas durante o processo. Elimina-se, desta forma, todos os processos paralelos e retrabalhos de transcrição física para o digital.

O relatório final gerado é enviado automaticamente por e-mail para qualquer agente envolvido através de cadastro prévio. Na operação do Carrefour, os e-mails estão sendo enviados ao encarregado do recebimento no Centro de Distribuição, o coordenador de qualidade e área comercial.

Padrão utilizado

A inspeção de qualidade no recebimento de alimentos perecíveis refrigerados é feita com a leitura do padrão GS1-128.

Da teoria à prática | Sobre o projeto

A decisão para a utilização do Padrão GS1-128 na coleta de dados durante as Inspeções de Qualidade ocorreu como oportunidade de incremento na eficiência para a coleta e segurança do registro da informação, utilizando o padrão internacional GS1-128 e a integração no fluxo dos resultados dos laudos, de forma automática e tem real com a base de parceiros fornecedores.

O ponto de partida de configuração iniciou-se na versão web do Sistema CLICQ PariPassu, configurando o cadastrado dos questionários padrões, os quais eram preenchidos em documentos impressos em papel e, posteriormente transferidos para o MS Excel

1. Configuração do Questionário
2. Cadastro da ficha técnica do produto
3. Escolha do tipo de questionário como GS1-128: neste tipo, o inspetor irá realizar a leitura dos códigos com o celular e o sistema identificará o fornecedor e produto que está sendo inspecionado.
4. Configuração da classificação da nota do questionário baseado na pontuação obtida.
5. Definição do agrupamento de fotos (se serão exibidas por tópicos ou questões) e cadastro dos e-mails para envio automático do relatório
6. Cadastro dos tópicos e perguntas, bem como suas respectivas notas de pontuação.

O relatório traz, além das questões preenchidas, os dados da aplicação, como nome do inspetor, data e horário de início e fim da inspeção; as informações produto e fornecedor, lidas pelo código GS1-128; a nota da inspeção, sua classificação, o comparativo com a nota (do mesmo produto e fornecedor) anterior e gerando um gráfico de histórico ao final, e ainda as fotos e comentários realizados durante a inspeção.
Conforme as inspeções são realizadas, os relatórios podem ser acompanhados e gerenciados no banco de dados on-line, através do acesso na versão web do CLICQ.

A partir do banco de dados do sistema CLICQ, juntamente com o coordenador e supervisor de qualidade, foram desenvolvidos painéis para apresentar informações de gestão, em tempo real, para o auxílio na tomada de decisão.

Os painéis estão localizados na plataforma Panorama PariPassu. Além dos indicadores serem acessados via web a qualquer momento, no sistema é possível o cadastro de e-mails para envios automáticos dos indicadores, conforme a demanda e necessidade para atender a melhor gestão. No caso do Carrefour, são disparados relatórios mensais com os indicadores de cada Centro de Distribuição.

Participantes

Carrefour e PariPassu foram as empresas responsáveis pela implantação e estruturação prática do processo para a automação da Inspeção de Qualidade utilizando o padrão GS1-128.

O Carrefour, através da sua equipe gestora e operação, apoiou o processo de implantação, permitindo seu parceiro tecnológico testar e validar a estrutura do aplicativo, conexões e velocidade de resposta do app e equipamento

A PariPassu com sua equipe de tecnologia mapeou o processo junto aos gestores da equipe de qualidade, desenvolveu e configurou os questionários no sistema assim como todo o fluxo de comunicação interdependente entre os pares e os parceiros de negócio. 

Resultados alcançados

No processo implementado, os ganhos são diversos e específicos de acordo com o tipo de análise e a área responsável. Em uma visão macro, observou-se os seguintes ganhos na operação com o processo automatizado:

1. Redução no uso do papel: a inspeção no processo manual era realizada preenchendo-se os questionários impressos em papel;

2. Redução no tempo da inspeção:

a. O registro das informações é consideravelmente mais rápido se realizado no app via smartphone quando comparado ao processo manual;

b. A leitura do padrão GS1-128 agiliza o registro do fornecedor, produto, datas de fabricação e validade;

c. A inspeção automatizada evita a elaboração de laudos das inspeções, o envio desses laudos por e-mail aos interessados e ainda o arquivamento dos mesmos de forma desordenada;

3. Agilidade na tomada de decisão: os relatórios são disparados aos interessados automaticamente após a avaliação técnica;

4. Otimização do trabalho: os inspetores ficam destinados apenas às atividades técnicas;

5. Confiabilidade da informação: evita-se a passibilidade de erros de escrita e transcrição durante o registro das informações.

Na sequência, são apresentadas as particularidades de cada um dos três modelos de inspeções. Foram listadas as principais etapas do processo, impactadas com a automatização, a forma como são executadas, as dificuldades e facilidades relatadas pelos inspetores e os recursos utilizados em cada etapa. Por fim, é apresentado um resumo do resultado econômico de todo o procedimento.

INSPEÇÃO MANUAL: total de seis (6) Etapas com tempo de duração de x horas

ETAPA 1: Preenchimento dos dados: fornecedor, produto, quantidade, placa do veículo, dados do termógrafo, condições da carga

Modo de Execução:

Preenchimento a caneta no questionário impresso em papel, conforme conferência com "bono" (pedido). Os dados do termógrafo precisam ser registrados com foto pela máquina fotográfica.

Dificuldades relatadas pelos inspetores:

· Encontrar uma prancheta disponível;

· Realizar a impressão do questionário (quando não disponível);

· Ter que preencher a caneta, pois nas baixas temperaturas eles param de funcionar, e o lápis é inviável na operação;

· Passível de erro nas informações, principalmente de quantidade;

· Registro de fotos pela máquina fotográfica, pois descarregam num curto tempo, tendo que voltar à sala para carregá-la;

Recursos utilizados:

· Papel;

· Prancheta;

· Caneta;

· Máquina fotográfica com chip de armazenamento;

ETAPA 2: Avaliação Técnica

Modo de Execução:

Inspeção das quantidades de caixas e produtos, determinados pela tabela de amostragem, e detecção dos problemas conforme as fichas técnicas dos produtos.

Dificuldades relatadas pelos inspetores:

· Transportar a prancheta durante a avaliação;

· Não ter em mãos as fichas técnicas dos produtos (pois é inviável operacionalmente transportar a apostila que contém todas as fichas de todos os produtos refrigerados);

Recursos utilizados:

· Termômetro digital;

· Medidor de PH digital;

ETAPA 3: Registro das informações durante a avaliação técnica

Modo de Execução:

Registrar as informações de problemas ou conformidades, comentários e fotos pertinentes a avaliação.

Dificuldades relatadas pelos inspetores:

· Inevitavelmente preencher à caneta, pois nas baixas temperaturas eles param de funcionar, e o lápis é inviável na operação;

· Registro de fotos pela máquina fotográfica, pois descarregam num curto tempo, tendo que voltar à sala para carregá-la;

· Devido a agilidade da operação de recebimento, as informações são preenchidas muito rápidas, tendo dificuldades de entendimento (leitura) posterior;

Recursos utilizados:

· Papel;

· Prancheta;

· Caneta;

· Máquina fotográfica com chip de armazenamento;

ETAPA 4: Elaboração do laudo (relatório) de recebimento

Modo de Execução:

Após finalizada a avaliação técnica, voltar à sala para transcrição das informações registradas no questionário em papel, via Word. Descarregar as fotos da máquina fotográfica e anexar no relatório.

Dificuldades relatadas pelos inspetores:

· Elaboração do relatório, pois todas as informações têm que ser registradas novamente;

· Descarregar a máquina, encontrar as fotos da respectiva inspeção no armazenamento;

· Incluir as fotos no relatório e ajusta-las no tamanho padrão de imagens dentro do mesmo;

· Passível de erro na transcrição;

Recursos utilizados:

· Computador (word);

· Cabo de conexão para descarregamento da máquina fotográfica;

 ETAPA 5: Envio do laudo aos interessados (encarregado qualidade, coordenador, comercial, fornecedor)

Modo de Execução:

Enviar o laudo, em pdf, para fornecedor, área de qualidade, comercial, etc.

Dificuldades relatadas pelos inspetores:

· Inclusão de e-mails, principalmente o do fornecedor, tendo que conferir comparativamente com os e-mails anteriores;

Recursos utilizados:

Nenhum

 ETAPA 6: Arquivamento do laudo em pastas no computados para futuras conferências

Modo de Execução:

Salvar o laudo numa pasta na rede. As pastas precisam ser nomeadas conforme a nomenclatura padronizada

Dificuldades relatadas pelos inspetores:

· Criação de pastas conforme nomenclatura;

· Problema de acesso e posterior identificação dos laudos que encontram-se na rede do Carrefour;

Recursos utilizados:

· Espaço em rede;

 INSPEÇÃO AUTOMATIZADA CLICQ:

ETAPA 1: Preenchimento dos dados: fornecedor, produto, quantidade, placa do veículo, dados do termógrafo, condições da carga

Modo de Execução:

Selecionar a ficha do produto (na lista) e escolher o fornecedor (na lista). Nas inspeções com o CLICQ, para outros itens da mesma carga (do mesmo fornecedor) é preciso registrar apenas no primeiro item os dados de: Termógrafo, condições da carga, dados do veículo, pois o sistema traz, de forma automática, os dados da última aplicação para validação do conferente.

Dificuldades relatadas pelos inspetores:

· Nenhuma.

Recursos utilizados:

· Smartphone para coleta de dados;

ETAPA 2: Avaliação Técnica

Modo de Execução:

Durante a avaliação, uso apenas dos aparelhos de verificação da qualidade (termômetro e medidor).

Em caso de dúvidas técnicas, deve-se acessar a ficha técnica cadastrada no aplicativo para consultar os parâmetros aceitos pelo Carrefour.

Dificuldades relatadas pelos inspetores:

· Nenhuma

Facilidades relatadas pelos inspetores:

· Possibilidade de guardar o smartphone no bolso, facilitando a locomoção e agilidade na inspeção;

· Possibilidade de acessar as fichas técnicas e os parâmetros de todos os produtos;

Recursos utilizados:

· Smartphone

· Termômetro digital

· Medidor de PH digital

ETAPA 3: Registro das informações durante a avaliação técnica

Modo de Execução:

As informações são digitadas do smartphone, bem como os registros de fotos.

Dificuldades relatadas pelos inspetores:

· Nenhuma.

Facilidades relatadas pelos inspetores:

· Utilizar o mesmo smartphone para registrar as fotos;

· Agilidade no registro das informações por ser digitado;

· Não ter problemas de incompreensão do que foi escrito;

Recursos utilizados:

· Smartphone;

 ETAPA 4: Elaboração do laudo (relatório) de recebimento

Modo de Execução:

Após finalizado o registro no aparelho, clicar no botão salvar e na opção "Salvar e Finalizar".

Dificuldades relatadas pelos inspetores:

· Nenhuma.

Facilidades relatadas pelos inspetores:

· Não precisar transcrever novamente as informações;

· Não precisar voltar à sala para redigir, bem como o tempo gasto;

· Não ter que baixar as fotos da máquina fotográfica;

· Não ter que ajustar as fotos no arquivo Word, para ficarem no tamanho padrão;

· Não ter esta etapa;

Recursos utilizados:

· Smartphone;

· Acesso à internet;

ETAPA 5: Envio do laudo aos interessados (encarregado qualidade, coordenador, comercial, fornecedor)

Modo de Execução:

O envio do laudo é automático para os interessados, pois foi pré-cadastrado uma única vez no sistema na versão web.

Dificuldades relatadas pelos inspetores:

· Nenhuma.

Facilidades relatadas pelos inspetores:

· Não ter que pesquisar os e-mails;

· Não ter esta etapa;

Recursos utilizados:

· Nenhum

ETAPA 6: Arquivamento do laudo em pastas no computadores para futuras conferências

Modo de Execução:

Os laudos são armazenados na nuvem automaticamente, podendo ser filtrados por fornecedor, data, produto, etc.

Dificuldades relatadas pelos inspetores:

· Nenhuma.

Facilidades relatadas pelos inspetores:

· Redução do tempo da operação

Recursos utilizados:

· Acesso à internet;

INSPEÇÃO AUTOMATIZADA CLICQ e GS1:

ETAPA 1: Preenchimento dos dados: fornecedor, produto, quantidade, placa do veículo, dados do termógrafo, condições da carga

Modo de Execução:

Realização da leitura da etiqueta GS1-128 com o leitor do smartphone.

Dificuldades relatadas pelos inspetores:

· Nenhuma.

Facilidades relatadas pelos inspetores:

· Não ser preciso escolher a ficha do produto;

· Não ser preciso escolher o fornecedor;

Recursos utilizados:

· Smartphone (com barcode scanner);

As demais etapas são análogas as etapas da Inspeção Automatizada CLICQ.

Ganhos econômicos mensurados:

Para validar e quantificar os ganhos do processo de inspeção de qualidade automatizada, com leitura do padrão GS1-128, apresentamos a seguir a mensuração realizada junto a equipe Carrefour.

O tempo de inspeção utilizando o processo manual, padrão atual, entre o recebimento da carga e a finalização do lado, é de 2,7 horas. São cerca de 10 itens, em média, por carreta recebida no Centro de Abastecimento e um total de 6 carretas por dia. Nesta lógica, o total mensal do custo de mão de obra é de R$ 86.000,00 para a descarga realizada em 20 dias do mês. No processo onde se utiliza a solução CLICQ, o tempo de inspeção reduz-se para 0,7horas. Esta economia gera um valor final mensal total de R$ 22.575,00. A diferença é de R$ 63.425,00 a menos de despesas mensal. O Carrefour possui em sua operação 5 unidades logísticas, porém a maior é em São Paulo. Neste sentido, para manter a coerência com o volume de negócio, considerou-se somente duas (2) plataformas (SP + Demais). Portanto, mensalmente a operação de uso da leitura da etiqueta GS1-128 pelo aplicativo CLICQ gerou redução de R$ 126.850,00. Anualmente o valor é de R$ 1.522.200,00. Descontados os investimentos no aplicativo e hardware a operação total gera por ano ao Carrefour um resultado positivo direto de R$ 1.444.200,00.

Trata-se de um valor que pode ser revertido para o caixa da companhia e/ou investido no setor como contratação, capacitação e modernização dos equipamentos de apoio a operação das centrais de distribuição Carrefour.