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Hospital Moinhos de Vento: GS1 DataMatrix pela Segurança do Paciente

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Em 2011, o Hospital Moinhos de Vento (HMV), visando aprimorar a segurança do paciente, reduzir custos, assegurar uma melhor gestão do inventário e atingir a rastreabilidade introduziu o uso do código GS1 DataMatrix nos medicamentos por meio da integração de 18 áreas e com o treinamento sobre o uso da nova tecnologia para 118 colaboradores.

A nova simbologia é usada desde o recebimento do medicamento até a dispensação. A antiga metodologia utilizada para impressão interna das etiquetas contendo informações sobre a data de validade e número de lote foi substituída pela leitura do GS1 DataMatrix impresso pela indústria farmacêutica em dose unitária, sem intervenção humana acerca das informações importantes referentes ao medicamento.

Estima-se o retorno do investimento no prazo de 15 meses. Porém, com o apoio de outras indústrias farmacêuticas na impressão do GS1 DataMatrix em dose unitária, esta estimativa seja reduzida.

 Histórico

A busca pela qualidade move a história do Hospital Moinhos de Vento desde sua fundação, em 1927. Esse esforço continuou e levou a Instituição a conquistar o reconhecimento do Ministério da Saúde, que elegeu um dos hospitais de Excelência do Brasil.

Além disso, o hospital recebeu quatro vezes a Certificação da Joint Commission International (JCI), organização norte-americana que avalia e credencia entidades hospitalares devido aos méritos de sua gestão.

 A ideia do Projeto

Em setembro de 2010, a GS1 Brasil em parceria com a ANAHP (Associação Nacional dos Hospitais Privados) promoveu o seminário “Automação, Rastreabilidade e Segurança do Paciente” com a participação de hospitais e indústrias farmacêuticas brasileiras.

No evento foi discutida a importância da utilização de padrões de identificação e códigos de barras na cadeia de medicamentos, desde sua fabricação até a administração ao paciente e os principais benefícios.

Outro aspecto motivador para o projeto foi a lei federal, lei 11.903 de janeiro de 2009, que cria o Sistema Nacional de Controle de Medicamentos com o objetivo de rastrear todo medicamento fabricado, dispensado e vendido no país.

A Agência Nacional de Vigilância Sanitária (ANVISA) fará a coordenação e a adoção do sistema de identificação, o que ocorrerá gradualmente no Brasil. Logo, as empresas envolvidas na cadeia de medicamentos terão um prazo para implantar a solução.

 O Projeto

A partir das informações obtidas no evento, elaborou-se um projeto de implantação do código GS1 DataMatrix no Hospital Moinhos de Vento (HMV), o qual foi apresentado e aprovado pela superintendência do hospital.

Um dos principais objetivos do projeto foi garantir a rastreabilidade dos medicamentos no hospital, ou seja, ter a habilidade para rastrear o medicamento na cadeia e ser capaz de recuperar o histórico, aplicação e localização através de tecnologias combinadas incluindo o código de barras, para garantir a origem e obter informação do caminho que este produto percorreu na cadeia produtiva até a chegada ao paciente. Garantindo acima de tudo a segurança do paciente e o controle de estoques.

De forma colaborativa, o projeto consiste na leitura do código GS1 DataMatrix impresso pelo fabricante do medicamento, evitando retrabalho e aumentando a rastreabilidade em toda a cadeia.

 Benefícios da Utilização do DataMatrix

Os principais benefícios da utilização do GS1 DataMatrix estão listados abaixo:

  • Rastreabilidade - acompanhamento do processo de recebimento do medicamento até a administração do medicamento ao paciente;
  • Redução de custo da operação – eliminação do processo de etiquetagem interna, já que a impressão é feita pelo fabricante;
  • Economia de tempo nas etapas do processo – principalmente recebimento e identificação interna;
  • Redução de perdas por vencimento - acompanhamento das datas de validade através da rastreabilidade;
  • Otimização dos recursos humanos - sem a necessidade de realizar identificação interna, os colaboradores podem ser remanejados para outras atividades;
  • G arantia dos registros realizados;
  • Redução de erros gerando maior segurança nos processos - ausência de interferência humana nas informações do medicamento no sistema;
  • Redução do lixo produzido – eliminação do processo de etiquetagem interno, evitando a geração do lixo provido pela etiquetagem.

 Processo de identificação interna do HMV – Etiquetagem

Todo o medicamento distribuído e dispensado no hospital recebe uma etiqueta interna com as informações de produto, lote e validade, além do código de barras impresso na etiqueta. Essa etiqueta serve como entrada no sistema de informática, utilizada no hospital para garantir a rastreabilidade dos medicamentos utilizados.

O processo de etiquetagem é realizado pelos profissionais da farmácia com a supervisão de uma farmacêutica responsável em tempo integral, e é feito de forma manual ou automatizada. Esse processo é uma das etapas mais importantes na cadeia de medicamentos no hospital tanto para controle financeiro, pois garante a cobrança correta do medicamento na conta do paciente como para a segurança do processo.

Este processo de etiquetagem gera retrabalho, aumenta os custos e a possibilidade de erros na cadeia de medicamentos.
O gráfico a seguir mostra a média mensal de etiquetagem manual antes da leitura doGS1 DataMatrix impresso pelo fabricante, que era em torno de 189.476 medicamentos por mês, e após a implantação do projeto com apenas 04 fornecedores (Eurofarma, B Braun, Isofarma e Baxter) passou a ser de 137.043, redução de 27,67% no processo de impressão e etiquetagem dos medicamentos.

Além do ganho de tempo e eficiência pela não necessidade de realizar a identificação interna, o processo se tornou muito mais seguro para o paciente, pois as principais informações do medicamento já vêm impressas desde a fabricação e não são mais alteradas. Conforme houver maior adesão dos fornecedores, maior será o ganho.

O gráfico abaixo mostra a redução do processo manual referentes ao número de etiquetagens dentro do hospital e em junho devido à implantação do projeto.
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Em um estudo realizado para a apresentação do projeto, o custo do processo de etiquetagem manual era de R$ 4.523,95 por mês com os insumos (etiquetas, impressoras, tintas, etc.).

Após a implantação do projeto e leitura do código impresso pelo fabricante, houve uma redução de 27,67% no processo manual, gerando uma economia de R$ 1.251,09 por mês, considerando-se somente os insumos. Além dos custos com os insumos, o custo com a mão de obra era de cerca de R$ 7.000,00 por mês, consequentemente, o custo reduziu-se a 70% deste valor.

O quadro resumo abaixo apresenta os números do processo de etiquetagem antes e após a implantação do projeto. O custo se refere somente aos insumos utilizados para realizar o processo de etiquetagem.

 Investimentos necessários decorrentes do Projeto no HMV - Equipamentos

Para a captura do código GS1 DataMatrix no hospital foi necessário substituir todos os antigos leitores e coletores de dados utilizados por novos, com tecnologia para captura de códigos bidimensionais. O quadro abaixo apresenta o estudo do investimento feito.

Os leitores de dados fixos foram substituídos em todos os estoques que dispensam medicamentos para os pacientes.

Já os coletores de dados somente foram substituídos no almoxarifado central e na farmácia, pois eles são os locais responsáveis pelo abastecimento de medicamentos e materiais para outros estoques do hospital, em que existe maior necessidade de mobilidade.
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A figura abaixo apresenta os modelos adquiridos para utilização do código conforme descrito no quadro resumo 2. Realizou-se a cotação de várias marcas e foi aprovada e comprada a marca Motorola/ Symbol.
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 Informática

O sistema informatizado utilizado no HMV já estava preparado para interpretar os dados lidos no GS1 DataMatrix, impressos nas unidades dos medicamentos, visto que o sistema já fazia todo o controle dos medicamentos dispensados de forma unitarizada.

Sendo assim, para esta etapa foi necessário somente realizar testes antes da implementação para assegurar a confiabilidade do sistema e posteriormente alterar o cadastro de cada medicamento para entender o código GTIN (número código de barras do medicamento), informado pela indústria no GS1 DataMatrix, posto que o sistema trabalhava com codificação interna.

A grande vantagem em se utilizar soluções padronizadas é que as mudanças nos sistemas são mínimas.

 Treinamento das equipes

O treinamento foi crucial para o sucesso do projeto a fim de garantir o correto andamento das atividades e principalmente para engajar as pessoas envolvidas.

Deste modo, os treinamentos foram realizados no próprio local de trabalho com o farmacêutico responsável pelo projeto em cada estoque que passaria a utilizar a captura do GS1 DataMatrix.

No total foram treinados 118 colaboradores em 18 diferentes estoques satélites do hospital, almoxarifado central, Farmácia, Dose unitária, Oncologia, Radioterapia, Hemodiálise, Endoscopia, Angiografia, Centro cirúrgico, Centro obstétrico, Maternidade, CTI Adulto, CTI Pediátrico, Centro de recuperação, Unidade C1, Unidade Braskem, Emergência e Litotripsia.
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O treinamento foi divulgado internamente no HMV para atingir o maior número de colaboradores a serem treinados. Além disso, realizaram-se avaliações para checar o nível de conhecimento antes e depois da apresentação do conteúdo.

 Divulgação interna pelo marketing

Um projeto só tem sucesso quando incorporado por toda a organização e por esse motivo, ele teve a participação do setor de Marketing do hospital para auxiliar na divulgação do uso do novo padrão de codificação e leitura dos medicamentos.

Para isso, foram elaborados cartazes e webcards, os quais foram expostos pelo hospital e enviados por email aos colaboradores.

 Implantação do código DataMatrix

O projeto foi concluído em tempo recorde e conforme o planejado. Oito meses após o início do projeto no hospital, o código GS1 DataMatrix começou a ser capturado nos medicamentos fornecidos pelos laboratórios Eurofarma e nos soros da B Braun.

Conforme o cronograma abaixo, as etapas foram todas concluídas, com a substituição dos equipamentos nos estoques, treinamento das equipes e divulgação interna.

Para realização do projeto, foi necessário o envolvimento, a participação e a integração de diversos setores do hospital como Compras, Informática, Marketing, Educação Corporativa e os estoques satélites. Sem esta multidisciplinaridade, com certeza o projeto não teria alcançado tanto sucesso em tão pouco tempo.

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 GS1 DataMatrix em ação

Com redução inicial de quase 30% no processo de etiquetagem a partir da utilização do código impresso pelo fornecedor, a projeção do retorno do investimento realizado na substituição dos equipamentos é de 15 meses. Com a maior participação das indústrias farmacêuticas na impressão do GS1 DataMatrix esse tempo será reduzido.

Conforme apresentado anteriormente, os principais benefícios do projeto são a redução de custos e de tempo de trabalho, porém o mais importante a ser considerado é a segurança para o paciente, que mesmo sendo difícil de ser mensurada, é a principal missão do HMV. Com a automação do processo de dispensação através da utilização do GS1 DataMatrix hospital, a probabilidade de de erros de medicação acontecerem é reduzida pois não existe mais a intervenção humana nas informações sobre o medicamento, desde a sua entrada na instituição até a dispensação.

Ao implantar o projeto para utilização do GS1 DataMatrix no HMV, o hospital foi uma das instituições vencedoras do 14º Prêmio Automação – Simplificando Negócios, facilitando vidas, em novembro de 2011.

Finalizamos com a figura abaixo que exemplifica o trabalho proposto e realizado no projeto no HMV: Pessoas melhor treinadas e motivadas em suas tarefas executam melhor seus processos, fazendo com que os clientes percebam e fidelizem-se à marca HMV, gerando uma espiral positiva e melhores resultados para todos.

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 Hospital Moinhos de Vento

Fundado em 1927 e primeiramente chamado de Hospital Alemão, o Hospital Moinhos de Vento conta com 376 leitos e 16 salas de cirurgia preparadas para receber procedimentos de diversas especialidades e portes.

Por exemplo, emergência 24 horas, centro obstétrico, UTI neonatal, CTI adulta e pediátrica, tudo distribuído em um complexo formado por 4 modernos prédios interligados e totalmente integrados, com um bloco hospitalar, dois centros clínicos e um instituto de educação e pesquisa. Também fazem parte do o HMV uma unidade no shopping Iguatemi, além das unidades básicas de atendimento a comunidades carentes da região.

O grande diferencial do HMV é a qualidade no atendimento ao paciente, reconhecida internacionalmente através das quatro certificações concedidas pela Joint Commission International, sendo o único na região sul do Brasil a ter esta certificação.

A Assistência Integral é uma filosofia de atuação do hospital que oferece um atendimento personalizado e integral por meio de uma equipe multidisciplinar, com o objetivo de suprir as necessidades, acolher e engajar o paciente, seus familiares e os colaboradores, buscando o conforto físico, psíquico e espiritual.

Esse sistema de atendimento diferenciado prioriza a satisfação completa do paciente, com foco em todas as necessidades do ser humano. Prima pelo respeito, cordialidade, responsabilidade e ética nos relacionamentos interpessoais.

O HMV também entende a responsabilidade social como marca de sua criação e existência. Esta responsabilidade se concretiza por meio de atividades de atenção integral ao bem- estar, a fim de construir uma estratégia de promoção da qualidade de vida e saúde.

 Sobre a autora

Joana Heydrich, farmacêutica responsável pelo recebimento e almoxarifado central do Hospital Moinhos de Vento, Joana é formada e pós-graduada em ciências farmacêuticas pela Universidade Federal do Rio Grande do Sul (UFRGS) e tem experiência na área comercial, industrial e hospitalar como farmacêutica, atuando desde 2006 em instituições de nome na área da saúde.

Atualmente está cursando MBA em Gestão em Saúde pela Fundação Getúlio Vargas (FGV) em parceria com o HMV.

Iniciou a sua trajetória no HMV em 2008, integrando a equipe do Almoxarifado Central, para exercer a função de farmacêutica técnica dos processos de materiais e medicamentos. Atualmente é a líder da equipe do Almoxarifado Central e Recebimento, responsável pela execução de todo processo de recebimento, registro e distribuição interna de todos os insumos e pelas operações do almoxarifado central do Hospital Moinhos de Vento.

É membro do Comitê de Padronização de Materiais Médico- Hospitalares e do Comitê de Medicamentos do HMV. Além disso, ela também é a farmacêutica responsável pela implantação do projeto GS1 DataMatrix no HMV.
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