Empreender em tempos de crise requer cuidados redobrados, mas também é nesses momentos que surgem oportunidades de crescimento, e organização e preparo são fundamentais. Mudanças na rotina podem fazer toda a diferença, a começar pela otimização dos processos. Por isso, existe uma constante movimentação em busca de processos padronizados para uma maior produtividade e menores custos. “Com uma concorrência cada vez mais acirrada e um mercado em constante movimento, a automação se torna um propulsor para a diferenciação em questões de qualidade de produtos, melhores processos, menores custos e uma maior competitividade”, destaca João Carlos de Oliveira, presidente da Associação Brasileira de Automação-GS1 Brasil. 

Um exemplo é o gerenciamento de estoque, que precisa ser feito de forma cuidadosa e eficiente por todas as empresas, independentemente do porte.

Apesar de as planilhas terem sido usadas durante muito tempo para realizar esse controle, a tecnologia oferece recursos mais precisos e menos passíveis de erros, como os cálculos relacionados à entrada e saída de produtos, que podem representar a falta de mercadorias para atender à demanda. Algumas ferramentas ajudam a ter um melhor controle de todo esse processo, caso do código de barras, do SRM (sigla para o inglês Supplier Relationship Management, ou seja, Gestão de Relacionamento com Fornecedores) e ERP (sigla derivada de Enterprise Resource Planning que significa Sistema de Gestão Empresarial).

O código de barras ajuda a padronizar processos para efetivação de um gerenciamento mais eficiente da cadeia de suprimentos. Ao padronizar o código de barras, a GS1, que tem mais de 30 anos de atuação no Brasil, permitiu que os códigos pudessem ser capturados por diferentes tipos de leitores ópticos - outra inovação tecnológica da época. Por dia, 6 bilhões de bips da leitura do código de barras são ouvidos ao redor do mundo. Uma prova de que essa tecnologia ganhou uma proporção tamanha que não se pode mais imaginar a cadeia de suprimentos sem ela. Uma linguagem internacional de negócios, códigos que orientam o comércio mundial.

O código de barras facilita o controle de circulação de mercadorias em todas as etapas do processo, seja no recebimento nos estabelecimentos ou em qualquer outra fase que seja necessária a captura de dados e controle da informação, permitindo a identificação dos itens entre diversas empresas e a rotatividade dos lotes que já foram lançados no mercado. O uso da tecnologia favorece o aumento da produtividade e a redução de custos comerciais, logísticos e produtivos. Tendo o código em cada produto, o gestor deverá usar apenas o coletor de dados e o equipamento efetuará a contagem.

O ERP, ou Sistema de Gestão Empresarial, tem se tornado popular entre as empresas por ser capaz de integrar todos os setores e otimizar o fluxo de informações. Uma vantagem do ERP é que, na maioria das vezes, ele pode ser adquirido em módulos e muitas empresas fabricantes desenvolvem os seus próprios — especialmente destinados ao controle de estoque.

A automatização do gerenciamento de estoque por meio de um sistema como este confere mais agilidade e eficiência aos processos operacionais e administrativos. A partir de um banco de dados centralizado, o gestor pode cruzá-los e criar indicadores para definir a melhor relação entre oferta e procura. Também é possível manter o estoque equilibrado, com a quantidade de itens necessária para suprir a demanda — nem mais, nem menos.

Com o ERP, o gestor terá condições de efetuar uma análise contínua do fluxo de movimentação das mercadorias, do histórico de vendas, dos prazos de entrega dos fornecedores, dos períodos de pico de vendas (sazonalidade). Um bom sistema de gestão automatizado reduz perdas e desvios, facilitando a realização de inventários rotativos e dos inventários gerais. Os primeiros podem ser até diários, selecionando um ou mais itens do estoque para uma conferência. O inventário geral, mais demorado, pode ser feito mensalmente ou conforme outro cronograma ajustado às necessidades da empresa.

O SRM é uma estratégia para otimizar o relacionamento da empresa com seus fornecedores. Por essa razão, um sistema automatizado de SRM também é uma das mais importantes ferramentas de controle de estoque. A ferramenta envolve as práticas empresariais e recursos tecnológicos para integrar o fluxo de informações da gestão da cadeia de suprimentos. A empresa deve usar softwares para a geração de um quadro comum de referência que possibilita uma comunicação eficiente com os fornecedores.

Dessa maneira, esse sistema aprimora a eficiência dos processos relacionados à aquisição dos bens e dos serviços, à realização de inventários e aos materiais de processamento. E contribui para reduzir os custos de produção, aumentar a qualidade dos resultados e diminuir o custo do produto final.